Protokół zdawczo odbiorczy lokalu użytkowego
Protokół zdawczo odbiorczy lokalu użytkowego opisuje stan sklepu, biura, gabinetu albo magazynu w dniu wydania i zwrotu, razem z licznikami, wyposażeniem i usterkami. Bez niego rozliczenie kaucji i nakładów najemcy kończy się sporem, w którym wynajmujący musi udowodnić szkodę. W Wydzierżawię przygotowujesz protokół dla lokalu usługowego z miejscem na zdjęcia, odczyty liczników, klucze i podpisy obu stron, a kalendarz przypomina o dacie odbioru i terminie zwrotu kaucji. To wzór do uzupełnienia, nie porada prawna.
Po co wynajmującemu protokół przy najmie lokalu użytkowego
Lokal użytkowy zużywa się inaczej niż mieszkanie. Najemca przebudowuje wnętrze, montuje zabudowy, instalacje, szyldy i klimatyzację, a po kilku latach trudno ustalić, co było jego, co wynajmującego i w jakim stanie. Protokół początkowy ustala punkt odniesienia, a protokół zwrotu pokazuje różnicę. To na jego podstawie wynajmujący potrąca z kaucji koszty przywrócenia lokalu, a najemca broni się przed zarzutem szkód, których nie wyrządził.
Przy umowach handlowych kaucja bywa równa kilku czynszom (zasady opisuje artykuł kaucja przy najmie lokalu użytkowego), więc dokumentacja stanu ma konkretną wartość w złotówkach. Często o rozliczeniu nakładów (wymienione podłogi, adaptacja pod gastronomię) decyduje właśnie lista z protokołu.
Co powinien zawierać protokół przekazania lokalu użytkowego
- Data i godzina przekazania, dane wynajmującego i najemcy, dane osób reprezentujących spółkę.
- Adres, powierzchnia i oznaczenie lokalu oraz numer umowy najmu.
- Stan pomieszczeń: posadzki, ściany, sufity, okna, witryny, drzwi, zamki, rolety.
- Instalacje: elektryczna, wodno kanalizacyjna, wentylacja, klimatyzacja, oświetlenie awaryjne.
- Wyposażenie pozostawione przez wynajmującego z ilościami i stanem.
- Klucze, piloty, karty dostępu i kody do alarmu, z liczbą sztuk.
- Odczyty liczników prądu, wody, gazu i ciepła z numerami.
- Usterki istniejące w dniu przekazania i uzgodniony sposób ich usunięcia.
- Podpisy obu stron i informacja o liczbie załączników.
Czym protokół lokalu użytkowego różni się od protokołu mieszkania
| Element | Lokal użytkowy | Mieszkanie |
|---|---|---|
| Instalacje | Wentylacja, klimatyzacja, alarm, oświetlenie awaryjne | Podstawowe instalacje domowe |
| Nakłady najemcy | Adaptacja, zabudowy, szyldy, wymagają listy i ustaleń | Rzadkie, drobne |
| Odpowiedzialność za stan | Wynika z umowy, często z obowiązkiem przywrócenia | Wynika z przepisów o ochronie lokatorów |
| Reprezentacja | Osoba uprawniona w spółce | Zwykle właściciel |
| Kaucja | Zwykle wyższa, rozliczana z kosztów przywrócenia | Do dwunastokrotności czynszu |
Dla mieszkań przygotujesz dokument według strony protokół zdawczo odbiorczy mieszkania. Dla lokali usługowych wybierasz wariant z instalacjami i nakładami, więc nie dopisujesz tych pozycji ręcznie.
Zdjęcia, liczniki i dowody stanu lokalu
Zdjęcia robią z protokołu mocny dowód. Zrób je przed wydaniem kluczy: ogólny widok każdego pomieszczenia, zbliżenia na usterki, tabliczki znamionowe urządzeń i liczniki. Każde zdjęcie opisz miejscem i datą, a w protokole wskaż jego numer przy pozycji. Odczyty liczników zapisz razem z numerami, bo przy wymianie licznika w trakcie najmu łatwo pomylić urządzenia, a rozliczenie mediów z ostatnich miesięcy bywa najczęstszym punktem sporu. W Wydzierżawię zdjęcia przypinasz do pozycji, a PDF drukuje się czytelnie z załącznikami.
Protokół zwrotu przy końcu najmu i rozliczenie kaucji
Przy zakończeniu najmu sporządź drugi protokół i porównaj go z pierwszym pozycja po pozycji. Różnice zapisz wprost: co uszkodzono, co zniknęło, co najemca wykonał za zgodą wynajmującego. Dopiero wtedy rozliczasz kaucję i media. Jeśli najem kończy się wypowiedzeniem, wcześniej przygotuj pismo według strony wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego, a termin odbioru zapisz w kalendarzu. Nowego najemcę obsłużysz umową z strony umowa najmu lokalu użytkowego, z protokołem wydania w tym samym komplecie.
Najczęstsze błędy przy protokole lokalu użytkowego
- Ogólne zapisy typu stan dobry bez opisu usterek.
- Brak listy nakładów najemcy, więc po latach nikt nie wie, co kto zamontował.
- Pominięcie instalacji, wentylacji i klimatyzacji.
- Brak odczytów liczników z numerami.
- Podpis osoby bez umocowania w imieniu spółki.
- Odbiór lokalu bez porównania z protokołem początkowym.
Najczęściej zadawane pytania
Prawo nie wymaga go wprost w każdym przypadku, ale jest podstawowym dowodem stanu lokalu przy rozliczeniu kaucji i nakładów. Przy lokalach usługowych, gdzie najemca często adaptuje wnętrze, powinien być sporządzany zawsze.
Datę, strony, adres i powierzchnię lokalu, stan pomieszczeń i instalacji, wyposażenie, klucze, odczyty liczników z numerami, usterki i podpisy obu stron. Zdjęcia dołącza się jako załączniki z opisem miejsca i daty.
Zwykle wynajmujący, a obie strony go podpisują i otrzymują po egzemplarzu. Strony mogą uzgodnić, że dokument przygotowuje pełnomocnik wynajmującego lub zarządca nieruchomości.
Tak. W planach Start, Portfel i Zarządca pobierasz dokumenty w formacie PDF i DOCX do edycji.
Przygotuj protokół przekazania lokalu użytkowego
Dodaj instalacje, wyposażenie, zdjęcia i stany liczników, a protokół w PDF będzie gotowy do podpisu.